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主题:【原创】给年轻管理者们的技术建议:1、引子 -- wqnsihs

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家园 【原创】给年轻管理者们的技术建议:7、管理文书

一般说来,有真正的执行力的企业,内部交流都是高效准确,简明快速的,并且内部有一种高度专业化、规范化、严谨和简洁的交流语言,有自己的术语,交流格式和报告风格。管理文书最能代表这种风格。

管理文书是管理最重要的工具,即使现在电子化后,仍然不可替代。大家或多或少都知道一点管理文书。

但是管理文书没有统一标准,非常混乱。往往名称相同的文书,可能在不同企业代表不同含义,或者同样含义文书在不同企业用不同名称。

下面我想介绍一下我经常使用的重要的管理文书。管理文书是经常使用的,与那种一年几次的计划制定,业绩报告,述职报告之类不同,几乎每周甚至每天都在使用。

我的管理文书分为4类,也即是什么类;为什么类;怎么办类;存档记账类。

是什么类:一般就是信息交流类型的文书,主要描述事实,提供情报。

为什么类:一般就是对问题进行分析,判断,主要描述症状下的可能病因。

怎么办类:一般就是行动计划,方案的实施文书,主要包括各种指令。

记账存档类:主要就是各种备忘录和报表。

(1)、是什么

A工作简报:

工作简报主要是为了节省时间,使大家能够迅速了解公司运营或项目执行状态,以便迅速做出协调一致的反应。

简报强调简明扼要,事实表述必须丝毫不加掩饰和修饰(只要能够理解就行),用纯粹客观的方式表达事情的本质(没有客气套话,假谦虚话)。

简报一般在300字左右。根据任务,相关管理人员每日或每周作一次简报。

工作简报包括以下类型:

a财务简报:包括一周主要财务数据:收入,成本,毛利,库存周转率(向所有部门经理以上提供),以及环比,同比等等;每天头寸简报:当日实现回款,账户现金余额,第二日需支付金额,资金平衡情况等等。

b销售简报:一周销售数量,市场分布,销售价格,应收账款,订单情况,发货情况,物流情况,环比和同比等等。

c生产简报:一周产能达标率,质量达标率,计划成本控制率,工艺完成率,环比和同比等等。

d库存简报:一周计划库存达标率,呆滞库存率,库存资金占用计划达标率,环比和同比等等。

e采购简报:一周采购下单数额,到货率,物料合格率,应付账款,环比和同比等等。

f决定简报:通报管理层决定,要求大家对某一问题作出回答,或对拟采取行动提建议。

g建议简报:各单位部门对目前问题的改进建议汇总。

B工作报告:

报告均不超过500字。

aPDCA循环报告(工作进展报告)

用于报告项目进展或公司运营现状情况,包括:

▲现状:现阶段任务执行情况;下一阶段计划;存在问题;不能完成上一阶段计划原因分析,调整建议等。

▲进展:改变被动局面的可能性(包括人财物资源储备,缓冲时间);正在改变的情况。

▲存在问题:目前项目无力解决的问题。

b其他报告

包括:任务开始报告(通报任务已经开始);任务停止报告(报告停止任务或任务某一阶段完成);总结报告(用于报告包含统计数宇的总结);事件报吿(报告重要事件或事变)等等,均不超过300字。

C每周情报概要:

包括公司或项目主要对手的财务数据分析,扩张动向或趋势,可能的动作,市场环境变化,宏观趋势分析等等。

(2)、为什么

A态势判断

公司运营或项目执行目前出现的不良症状罗列以及原因分析;估计下一阶段趋势,恶化或好转;如何争取最好结果等等。

B问题诊断报告

相对于非常具体的任务或项目,或具体问题,例如质量下降,生产份额下降,寻找原因和解决办法。相当于专家会诊,有时也请外脑来帮助。

C研究报告

研究报告主要用于列出问题及其结论和建议。

实际上简明而准确地表述问题是解决问题过程中比较困难的任务,一般说来,能够提出问题,事情就解决一半。(例如我们开会最经常讨论的话题就是:是什么问题);提出问题后就是收集必要的信息资料,然后根据资料做出的合情合理的推测,并根据推着设定解决问题的假设(使用假设是因为我们对实际情况掌握不足导致的,假设的正确性直接关系到研究报告的正确性);然后根据假设,制定问题解决方案和分析比较可能的解决方案(这是研究报告的核心);最后提出最佳方案以及所需的行动清单。

(3)、怎么办

A业务指令

向专业团队下达工作指令。这类文书没有固定格式,但必须有起草者的姓名、部门、职务、电话号码、呈交日期。限制在500字以内,简明扼要是关键。

B工作联络单

目的是内部日常工作的协调。是概要表形式,写明需要相关部门协同的事项,协同时间、地点、人员。

C行动概要

不超过一张单页纸,内容包括问题、事实、讨论内容和结论。

D会议准备清单(代替会议通知)

包括本周讨论议题,各自需准备资料清单和准备达成共识的内容或准备形成的决议草稿(这部分统一通知);与各部门或单位领导私下沟通的问题及准备达成的一致意见(这部分分别通知)

E会议纪要

与会议记录不同,不需要如是记录会议过程,讨论细节,它主要是贯彻管理意志和决心的工具,包括:会议形成的决议的清单,及其各单位部门分工和形成的各自任务清单,执行要点;对上一阶段任务完成情况点评,稽核意见,奖惩措施;资源配置计划或预算调整;对下一阶段经营形势判断,危机的预估及对策等等。

我的会议纪要往往是一个阶段公司运营管理工作大纲,都是亲自写。

F作业指导

下月公司工作重点,展开方向,主要步骤,注意事项,建议要重点关注问题,可能意外情况。

(4)、存档记账

A存档备忘录

通常限于500字,可用于记录各自业务事项,会议大概或交流大概,是以后寻找回溯线索的指针。

B讨论摘要

为大家对讨论提供一个概述性的指导,在磋商、会议、谈判时用。内容包括公司的基本目标,基本主张、基本见解、准备弄清楚的各种问题等,或者是其他在讨论中有用的材料。一般不超过1000字。

C工作要点

目的指导大家讨论或汇报工作,一般1000字。工作要点经常汇编成册,以便商讨问题和召开会议时随时使用。(基本格式包括:背景:事件或项目的基本情况;讨论过程及主要观点:500字,可包括附件;建议:各种观点综述)

D背景材料

为办公会提供备用资料。包括对相关问题按时间顺序提供背景材料、当前状态以及所要完成的行动。

篇幅不能超过1000字。使用提纲,不使用完整的句子和段落。细节问题可作为附件或附表附在正文之后。

E项目执行备忘录

包括执行方案计划;应急计划;资源需求;规划与预算;人力配置和分工;协同工作大纲;训练和培训计划;其他的工作程序等。定期(一般每月由项目经理)签发。

F工作日志

我要求所有部门经理以上的管理人员每天写工作日志,并每周抽查,点评或批复,所以所有人的工作日志我都很熟悉。年底所有人的日志副本存档。

日志包括十五项工作的实时记录,当然不是每个人的内容格式都一样,根据自己的岗位取舍。例如会议(名称、时间、地点、参加人员、议题、议程、讨论、决议);接待(来客名称、事由、结果、时间);巡视(目的、地点、时间、发现问题、处理过程、结果);出差(目的、地点、时间、任务、完成过程、结果);外访(目的、地点、时间、事由、处理过程、结果);交际款待(目的、地点、时间、事由、处理过程、结果);被款待(目的、地点、时间、事由、处理过程、结果);加班(目的、地点、时间、事由、处理过程、结果);任务督办(任务名称、督办时间、采取的行动、过程、结果、评价及下一步行动);披阅文件(文件名称、时间、文件来源、处理过程、处理结果、文件去向);起草文件(文件名称、时间、目的和事由、文件要点、讨论程序和下一步工作、文件去向);资金调动(科目、数额、事由和预算记录、时间、手续、结果);人事工作(聘任免、时间、事由、程序、结果);项目决策(项目名称、时间、事由、手续、程序、结果);员工谈话(目的、名字、时间、事由、内容要点、承诺要办的事、结果)等等。

各种报表就不用介绍了,因为基本是标准的,例如资产负债表,损益表,现金流量表,资金平衡表,成本控制表等等。

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