主题：请教一个事吧，跟钱有关 -- 酸酸

在美国发生的事。

背景：

我们单位年轻人有个组织，经常搞点业余活动。兄弟不才年岁却最大，被委以账房。预算不大，单位包一部分，保底。自己筹划其他，原则是不超过预算但实际上不封顶，自己挣了自己花，报总会计备案即可。我们的收入主要来自帮助其他公司向我们各部门推销产品。听上去奇怪是不是？说来简单，我们是一个尖端前沿的研究机构，仪器和试剂公司很愿意通过我们了解产品前景和质量反馈，而且我们的消耗品用量的确非常大。但是那些年轻的销售代理通常不懂客户的需求动向，一方面是经验问题，另一方面我们有自己的商业秘密。这样，我们是他们的正式沟通渠道之一，收取广告费，帮助他们了解需求并且为本单位提供信息和联络。

具体事情如下：

去年有一个业余活动，与某个销售代理口头议定提供经费赞助，形式是由她购买我们活动所需要的一些物品。如果超过商定的数字则她先买下，然后由我写支票补上。整个活动进行得顺利正常。

但是大约过了两个月，她给我们发信说她公司的会计部驳回她的报销要求，理由是她的广告费超支。她要我们退还那次活动的费用。

她要的数目不大，不超过一千刀。我一查有关项目下的预算也还充足。然而问题是她不能给我发票，连复印件也没有。理由呢？她上交会计部了，人不给退。

我看着这事滑溜，疑心就起来了。回信说：您还是跟会计部说说，把发票要回来，再说我也得凭那个跟我们的会计要钱不是？

又过了一个月，她终于回信说拿不到发票，也没有复印件。

这事拖得我心里烦，干脆就回信：您这事不成，我不能开这先例。而且没有发票会计肯定会当场把我的报销表扔回来。

这事就此结束。大姑娘继续做销售代理继续跟我们往来广告业务。

问题：

虽然于规章上我觉得没有错，这事我总是觉着处理得不好，心里不舒服。我印象中美国年轻人的现金流猛得很。几百一千块的数目不大，但人姑娘家当时可能真的就没法周转。再说人的广告费是我们的收入来源，我跟金主闹僵不是傻嘛。

哪位给解说解说这事另外更好的解决方案？谢谢。